Vertrouwen
Voor Anniething® is het essentieel dat
opdrachtgevers vertrouwen stellen en kunnen blijven stellen in de onderneming.
Daarom zal Anniething® zich houden aan algemeen aanvaarde maatschappelijke
normen en waarden en aan lokale wetten en regels, in het bijzonder bij de
verwerving en bij de uitvoering van opdrachten.
Eerlijke concurrentie
De directie en medewerkers dienen zich te onthouden van:
-Gedragingen die strijdig zijn met het Europese en Nederlandse
mededingingsrecht;
-Onethische handelingen jegens cliënten, tussenpersonen en concurrenten,
evenals overige derden;
-Strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten.
Zakelijke verhoudingen
Het verwerven en uitvoeren van opdrachten dient te geschieden binnen een
zakelijke verhouding. Het is dan ook niet toegestaan buiten proportionele
geschenken te geven of te accepteren dan wel gratis diensten of producten te
leveren aan of te accepteren van (potentiële) opdrachtgevers, relaties van
(potentiële) opdrachtgevers of derden met wie zakelijke relaties worden
onderhouden. Kleine attenties zijn uitsluitend toegestaan als blijk van
waardering en voor zover deze de ontvanger tot niets verplichten. Geschenken
die kunnen worden omgezet in geld of daarmee gelijk te stellen, zijn altijd
onaanvaardbaar. Betalingen die Anniething® in verlegenheid kunnen brengen, zijn
niet toegestaan. Niet alleen de hoogte, maar ook de aard van de betaling is
daarbij van belang. Geschenken met een tegenwaarde van meer dan € 25,- moeten
in elke geval worden besproken met de directie, bij geschenken met een
tegenwaarde van meer dan € 150,- overlegt de directie met een onafhankelijke
derde.
Wanneer een leidinggevende of medewerker door een geschenk in verlegenheid
wordt gebracht, meldt hij of zij dit aan de directeur, die vervolgens bepaalt
hoe dient te worden gehandeld. Het in de hoedanigheid van medewerker van
Anniething® versturen of aanvaarden van uitnodigingen voor niet-zakelijke
activiteiten behoeft de toestemming van de directie, die daartoe, wanneer zij
dit nodig acht, advies inwint van een onafhankelijke derde.
Administratie en factuurverwerking
Transacties met opdrachtgevers dienen schriftelijk te worden vastgelegd in de
administratie volgens de daarvoor geldende procedures. De administratie van elk
project dient volledig, juist en inzichtelijk te zijn. Facturen dienen volgens
wettelijke regels en zakelijke gebruiken te worden opgesteld. Contante
betalingen of een contant te maken betaling mogen nimmer worden geaccepteerd,
tenzij de betaling geschiedt overeenkomstig algemeen aanvaarde
controleprocedures.
VERANTWOORDELIJKHEID TEN OPZICHTE VAN ZAKENPARTNERS
Vertrouwen
Anniething® verwacht van leveranciers, onderaannemers en dienstverleners dat
zij het vertrouwen dat Anniething® in hen heeft, niet schenden. Afspraken
dienen stipt te worden nagekomen. Bedoelde zakenpartners mogen hetzelfde van
Anniething® verwachten.
Eerlijke concurrentie
In het zakendoen met zakenpartners worden objectieve en zakelijke afwegingen
gemaakt bij opdrachtverlening en samenwerking. Het verkrijgen van informatie
over concurrenten, leveranciers, onderaannemers geschiedt uitsluitend op een
wettige manier. Anniething® zal geen gebruik maken van leveranciers,
onderaannemers of wie dan ook om wetten en regels te overtreden of te omzeilen,
dan wel te handelen in strijd met hetgeen in het maatschappelijk verkeer als algemeen
geaccepteerd wordt beschouwd.
Medewerkers dienen zich te onthouden van iedere strafbare gedraging in het
verkeer met zakenpartners.
Veiligheid, gezondheid en milieu
Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van werken moeten ook de
zakenpartners van Anniething® alle geldende voorschriften en regels op het
gebied van veiligheid, gezondheid en milieu naleven. Anniething® zal op
naleving door zakenpartners van die voorschriften en regels toezien en hen
zonodig wijzen op het bestaan van die voorschriften en regels, alsmede op het
feit dat deze dienen te worden nageleefd. Anniething® streeft er naar het
milieu zo min mogelijk, doch in elk geval niet onnodig, te belasten.
VERANTWOORDELIJKHEID TEN OPZICHTE VAN ELKAAR
EN DE MAATSCHAPPELIJKE OMGEVING
Maatschappelijke normen en
waarden
Iedere medewerker heeft eigen ambities, normen en waarden. Ook binnen
Anniething® gelden ambities, normen en waarden. Meer specifiek zijn dat:
integriteit, openheid, ondernemerschap, klantgerichtheid, vakmanschap,
resultaatgerichtheid, samenwerking, flexibiliteit en oplossingsgerichtheid.
Voor alle individuele en binnen het bedrijf geldende ambities, normen en
waarden geldt dat deze dienen te passen binnen algemeen aanvaarde
maatschappelijke normen en waarden.
In alle situaties zijn medewerkers van Anniething® verplicht zich te houden aan
deze algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden. Medewerkers dienen
zich te onthouden van iedere strafbare gedraging jegens elkaar en jegens
derden.
Rechtvaardigheid
Medewerkers worden beoordeeld op hun prestaties en hun bewezen kwaliteit.
Discriminatie op grond van ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke
gezindheid, leeftijd, geslacht, handicap, seksuele voorkeur of anderszins wijst
Anniething® uitdrukkelijk af. Fysieke, mondelinge of seksuele intimidatie wordt
niet getolereerd. Medewerkers wordt geadviseerd bij klachten een
vertrouwensarts en/of de directie in te schakelen. Indien dergelijke zaken
worden opgemerkt bij derden verplicht de medewerker hiervan de betreffende directie
in te lichten. Deze meldingsplicht hebben alle medewerkers van Anniething® ook
als het gaat om (het constateren van) overtredingen volgens de wet en/of de
redelijkheid en billijkheid van de samenleving, bij blijk van sabotage of bij
grote mate van disfunctioneren van een van de medewerkers van de cliënt.
Veiligheid, gezondheid en milieu
Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van projecten dienen alle geldende
voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu te
worden nageleefd. Het onjuist toepassen daarvan is niet geoorloofd. Anniething®
zal zorgen voor een goede en veilige werkomgeving en inrichting van de
werkplek, onder meer door te voldoen aan alle wettelijke vereisten. Iedere
medewerker draagt hieraan bij door alle regels die gelden voor veilig en gezond
werken ook daadwerkelijk na te leven. Onveilige werksituaties dienen direct te
worden opgeheven en te worden gerapporteerd aan de direct leidinggevende.
Anniething® wil bijdragen aan een verantwoorde ontwikkeling van de gebouwde
omgeving. Een goed milieuzorgbeleid is in de dagelijkse bedrijfsvoering
geïntegreerd. Van medewerkers wordt verwacht dat zij geen handelingen
verrichten die strijdig zijn met deze doelstelling.
(Neven)functies
Politieke aspiraties van, of het vervullen van al dan niet openbare
(neven)functies door medewerkers mogen niet in strijd zijn met de wet. Zo nodig
moet kenbaar worden gemaakt dat niet namens Anniething® meningen worden
verkondigd en standpunten worden ingenomen. Het is niet geoorloofd naar derden
uitingen te doen die de economische en (im)materiële ondernemingsbelangen van
Anniething® kunnen schaden. Medewerkers mogen geen betaalde of onbetaalde
nevenactiviteiten verrichten waarvan uitoefening mogelijk in conflict kan komen
met de belangen van Anniething®. Bij twijfel dient met de directie te worden
overlegd.
Geheimhouding
Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van
alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt
met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Bij twijfel dient met een
onafhankelijke derde te worden overlegd.
De verplichting tot geheimhouding van vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden
blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. De directie kan
schriftelijk ontheffing van de geheimhouding verlenen.
Gegevensbescherming (AVG)
Firm in Enterprise werkt alleen met (persoons)gegevens die verstrekt zijn door
de opdrachtgever zelf en nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
NAW-gegevens van klanten en relaties worden alleen gebruikt en bewaard als deze
actief zijn verschaft. Indien er een verzoek komt om de gegevens in te zien of
te wissen wordt hier gehoor aan gegeven. Gegevens worden niet gedeeld zonder
explicite toestemming van de betrokkenen, behoudens aan interne collega’s
indien die voor de uitvoering van het werk noodzakelijk is. Er worden geen
andere partijen toegelaten op de systemen waar de (persoons) gegevens worden
bewaard. De systemen zijn voorzien van een wachtwoordbeveiliging. Documenten
worden uitsluitend digitaal bewaard, tenzij voor het voor de uitvoering van
werkzaamheden nodig is. Uitgeprinte gegevens worden uitsluitend op kantoor
bewaard of vernietigd. De directeur van Firm in Enterprise blijft te allen
tijde verantwoordelijk voor de bescherming van (persoons)gegevens en is tevens
het aanspreekpunt.
Gegevens die vershaft worden door derden voor andere (neven)functies die worden
uitgevoerd door medewerkers van Firm in Enterprise, worden op dezelfde wijze
beschermd en bewaard. Ook hier worden alleen de (persoons)gegevens bewaard die
nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
Firm in Enterprise zelf deelt geen (persoons)informatie op netwerken, systemen
of in de cloud anders dan een beveiligde en versleutelde (betaalde)
backupdienst en/of een fysieke backup op een bakcup-harddisk.
Boekhouding
Er mogen geen boekingen worden verricht of facturen worden opgemaakt die de
ware aard van een transactie verdoezelen. De boekhouding moet overeenstemmen met
algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en moet zijn ingericht volgens
principes en geldende richtlijnen van Anniething®. Declaraties dienen altijd
onderbouwd te zijn en te kunnen worden gerechtvaardigd.
Bedrijfseigendommen
De bedrijfsactiviteiten vereisen inzet van onder meer informatie, machines,
apparatuur, gereedschappen, voorraden en inventaris. Deze middelen mogen
uitsluitend worden gebruikt om zaken te doen voor Anniething®; elk ander
gebruik is niet toegestaan. Dit geldt ook voor vertrouwelijke informatie, zoals
gedetailleerde verkoop- en winstcijfers, marketingplannen, bestekken en
dergelijke. Medewerkers dienen ervoor te zorgen dat dit soort informatie goed
en veilig wordt bewaard en dat daarmee zorgvuldig wordt omgegaan.
Belangentegenstellingen
Het werk bij Anniething® wordt verricht op basis van zakelijke afwegingen en
beslissingen. Persoonlijke belangen spelen geen rol. Concurreren of zakendoen
met bedrijven waarin familieleden of vrienden van medewerkers belangen hebben,
kan belangentegenstellingen veroorzaken. Zulke relaties moeten worden gemeld
bij de directie en eventueel worden overlegd met een onafhankelijke derde,
zodat de juiste handelswijze kan worden bepaald.
Controle, handhaving en sancties
De directie ziet toe op de naleving van de bedrijfscode. Wanneer een bepaalde
gedraging niet in de bedrijfscode is beschreven, maar mogelijk wel in strijd is
met de geest van de bedrijfscode, oordeelt de directie over de toepasselijkheid
van de bedrijfscode.
De directie kan een onderzoek (laten) instellen op basis van een gemotiveerde
en onderbouwde klacht van een medewerker of een derde. Medewerkers van
Anniething® zijn verplicht aan een dergelijk onderzoek volledige medewerking te
verlenen. De medewerker van wie wordt vermoed dat hij of zij in strijd met de
bedrijfscode heeft gehandeld, wordt in het kader van het onderzoek gehoord.
De directie zal de resultaten van een dergelijk onderzoek in een rapport
(laten) vastleggen. Hangende een onderzoek kan de directie voorlopige
maatregelen van disciplinaire en/of arbeidsrechtelijke aard tegen de betrokken
medewerker nemen.
Indien op basis van een onderzoek wordt vastgesteld dat in strijd met de
bedrijfscode is gehandeld kan de directie disciplinaire en/of
arbeidsrechtelijke maatregelen tegen de betrokken medewerker nemen, die
afhankelijk van de ernst van het geval kunnen variëren van berisping,
schorsing, boete en ontslag tot ontslag op staande voet. De betrokken
medewerker kan voorts, door de directie, aansprakelijk worden gehouden voor
alle schade die voor Anniething® uit de overtreding van de bedrijfscode mocht
voortvloeien.
Deze bedrijfscode is vastgesteld en treedt in werking op 7 februari 2008.